Sorry, ich hab keine Zeit! – Eine Frage der Organisation?

Wir alle haben zu viel auf unserem Tisch. Viel zu viel – ständig. Permanent müssen wir uns entscheiden und ein “Ja” zu einer Sache, bedeutet gleichzeitig ein “Nein” zu vielen anderen Möglichkeiten, Terminen, Länderküchen, Abendprogrammen, Netflix-Serien und und und.

Ein Gedanke, der mich dabei immer öfter begleitet und der schon fast zu einem Glaubenssatz geworden ist: Ich habe keine Zeit.

Und dabei ist Zeit doch die Ressource, die am allerwichtigsten ist, die unbezahlbar wird, die, wenn sie vergangen ist, nie mehr wieder kommt und die wir wertvoll füllen möchten. So wertvoll, dass wir uns ein erfülltes und zufriedenes Leben damit erschaffen. Dabei geht es mir mittlerweile nicht mehr um Selbstoptimierung, also darum, die effizienteste Technik zu finden, um NOCH mehr in meinen Tag reinzupacken, sondern darum, die richtigen Dinge zu tun.

Also habe ich mich gefragt, wie es gelingen kann. Ich habe mittlerweile unzählige Bücher dazu gelesen, Seminare wie “Getting Things Done” gemacht und viel ausprobiert.

Geblieben sind für mich ein paar wesentliche Dinge, die ich mit dir teilen möchte:

FOKUS

Starten wir mit dem Fokus – kein einfacher Punkt. Und um ehrlich zu sein, einer, der meiner Meinung nach mittlerweile zu einer Schlüsselkompetenz geworden ist. Es bedarf dabei keinerlei Ausbildung oder Qualifikation, es kostet kein Geld, wir alle können ihn haben und dennoch: nur die allerwenigsten haben ihn.

Für mich hat Fokus 3 Ebenen:

Das Jahr:

Das Fokussieren auf das, was ich im Leben erreichen will, heruntergebrochen auf Jahresziele. Hierzu male ich mir zum Beginn eines Jahres eine Mindmap mit meinen Zielen in den unterschiedlichen Lebensbereichen: Beziehung, Freundschaften, Job, Finanzen, Gesundheit, Weiterbildung, Ich. In jedem dieser Bereiche schreibe ich meine Top 3 auf, nicht mehr. Und dann schreibe ich dahinter, in welchem Monat ich dieses Ziel angehen will.

Der Tag:

Das, was jeden Tag auf uns einprasselt. Im privaten Zusammenhang geht es oft um Verabredungen, Einladungen, spannende Vorträge, Onlinekurse, Konzert-, Kino-, Flohmarktbesuche usw. Früher habe ich meinen Kalender aufgeschlagen und wenn da nichts stand: zugesagt. Mache ich heute nicht mehr. Stattdessen hilft es mir hier, mich an meinen Zielen und Werten zu orientieren, um zu entscheiden, welche Termine ich zusage. Im beruflichen Kontext sieht das etwas anders aus: Hier schaue ich nicht nur, ob die Anfragen und Aufträge zu meinen Jahreszielen passen, sondern auch, ob sie dringend und/oder wichtig sind. Stichwort “Eisenhower Matrix”- einfach mal neben den PC legen und einordnen.

Der Moment:

Fokussieren auf das, was ich gerade tue. Absolut verändert hat es für mich: Eine Sache nach der anderen zu tun. Ich habe jahrelang geglaubt, ich sei gut im Multitasking und fands mega, so viel gleichzeitig wie möglich zu tun oder zwischen Dingen hin und her zu wechseln. Keine Ahnung, ob ich dadurch mehr geschafft habe, aber es hat sich nach einiger Zeit angefühlt, als habe jemand den Stöpsel gezogen und alle meine Energie herausgelassen. Zum fokussierten Arbeiten gehört für mich, mein Smartphone in einem anderen Raum liegen zu haben und alle Benachrichtigungen meines PCs auszuschalten und los gehts.

GEWOHNHEITEN

Gewohnheiten ersparen mir eine Menge Energie. Denn ich muss nicht ständig neu mit mir verhandeln und entscheiden. Je mehr ich also über Gewohnheiten in meinem Tag etablieren kann, umso mehr Energie und Zeit bleibt mir für die Dinge, die nicht regelmäßig anfallen.

Wichtig für mich bei neuen Gewohnheiten ist:

Warum willst du dir genau das angewöhnen? Was ist das größere Ziel dahinter?
Was ist der kleinste Schritt, um anzufangen?
Mit welcher bereits etablierten Gewohnheit lässt sich die neue verbinden?
Gibt es einen speziellen Ort für die Gewohnheit? (Wasserflasche, die immer neben dem PC steht, die Lieblingscouchecke wird nun der neue Meditationsplatz, keine elektronischen Geräte im Schlafzimmer…)
Auch hier: eins nach dem anderen. Ich habe in diesem Jahr z.B. für jeden Monat eine neue Gewohnheit auf meine Liste gesetzt, die ich gerne in meinem Leben haben möchte oder eben nicht mehr will. So kann ich sie austesten und nach einem Monat entscheiden, ob und in welcher Form ich sie auch über den Monat hinaus weiterführen möchte. Letzten Monat: keine Süßigkeiten – hatte wenig Potenzial, weitergeführt zu werden 😉 Ich schreibe hierzu irgendwann mal einen separaten Beitrag.

TOOLS & HACKS

Was hilft mir ansonsten noch, mich so zu organisieren, dass ich meine Zeit gut nutze:

Den Tag organisieren: Ich starte langsam in den Tag, mache eine Meditation und manchmal ein paar Minuten Yoga. Danach setze ich mich mit meinem Kaffee an meinen Lieblingsplatz in unserer Küche und schaue, was an diesem Tag wichtig ist. Montag Morgen werfe ich stets einen Blick auf die gesamte Woche und schaue was ansteht.
Parkinson´sche Gesetz: Eine Aufgabe hat die Eigenschaft, sich so weit auszudehnen, wie du ihr Zeit gibst. Also braucht jede Aufgabe eine klare Zeitvorgabe, die ich mir für sie nehmen möchte. Ich schreibe mir z.B. hinter meine ToDos immer, wie lange sie dauern. Ich schaue auch bei großen Aufgaben, was der kleinste nächste Schritt ist. (“Den Elefant in Scheiben schneiden”). Das nimmt mir auch ganz oft die Hürde, mit Dingen anzufangen.
ToDo App von Microsoft: Hier habe ich Listen für den Einkauf – diese teile ich mit meinem Mann, sodass wir die Liste immer dann füllen können, wenn uns etwas einfällt oder wir etwas aufbrauchen. Und auch mit meiner besten Freundin habe ich eine solche Liste, damit wir nicht vergessen, “Was ich dir unbedingt noch erzählen muss” beim nächsten Treffen 😉 Außerdem für Geschenkideen, Wunschlisten, Hoteltipps, Bücher, die ich lesen will und und und. Eine tolle App, für Privates wie Berufliches.
Kalenderorga: Ich trage mir mein Mittagessenslot in den Kalender ein und auch Arbeitsslots, z.B. um Meetings vorzubereiten, zu brainstormen oder tiefer in Themen einzutauchen. Ich sitze sonst teilweise von morgens bis abends in Meetings, habe aber keine Zeit eingeplant, diese vor- und nachzubereiten.
Die Pomodoro-Technik: 25 Min arbeiten, 5 Min Pause, das Ganze 5x, danach 30 Min Pause. Manchmal nutze ich diese Technik, vor allem wenn ich aus dem Urlaub komme und viele E-Mails habe, dann hilft mir die Technik dranzubleiben.
Eine Sache nach der anderen machen.

Vielleicht war auch für dich die ein oder andere Inspiration dabei. Mein Ziel ist es jedenfalls den Satz “Ich habe keine Zeit” auszutauschen. Ich möchte Zeit haben und sie mir immer nehmen… für das, was mir wichtig ist.

Was hilft dir dabei, dich gut zu fokussieren und zu organisieren?

Viel Spaß beim Organisieren,

Nicole